Nachhaltigkeitsbericht 2017

Compliance

Warum dieses Thema für uns wesentlich ist

Unter Compliance verstehen wir die Einhaltung aller anwendbaren Gesetze, internen Richtlinien, international anerkannten Verhaltensstandards und freiwilligen Selbstverpflichtungen in allen unseren Geschäftstätigkeiten. Wir sehen regelkonformes Verhalten als zentrale Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsentwicklung an. Integrität und Compliance sind für Bilfinger daher integrale Bestandteile von Strategie und Unternehmenskultur. Hier machen wir keine Kompromisse. Aus diesem Grund haben Aufbau und Vorhalten eines erstklassigen Compliance-Systems für uns oberste Priorität. Der Fokus hierbei liegt auf den Handlungsfeldern Anti-Korruption, Anti-Kartell und Datenschutz, da diese wesentliche Auswirkungen auf unsere Geschäftstätigkeit haben können.

Einen zentralen Stellenwert hat der Themenbereich Compliance für uns auch deswegen, weil Defizite in unserem Compliance-System zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen, signifikanten Strafzahlungen und Reputationsschäden führen könnten. In der Vergangenheit war dies bereits einmal der Fall: Wegen Verstößen gegen den US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) in den Jahren vor 2005 wurde 2013 ein (DPA) mit dem US-amerikanischen Justizministerium (DoJ) abgeschlossen, das unter anderem die Beaufsichtigung unseres Compliance-Systems durch einen Compliance-Monitor vorsieht. Das DPA wurde im Jahr 2016 bis Ende 2018 verlängert. Durch die enge Einbindung unserer Fachbereiche und Geschäftseinheiten sowie durch die Unterstützung renommierter Berater arbeiten wir daran, dass wir die Verpflichtungen aus dem DPA fristgerecht erfüllen und die Ziele erreichen.

Welches Konzept wir verfolgen

Das Thema Compliance ist dem CEO und dem gesamten Vorstand sehr wichtig. Geleitet wird der Zentralbereich Corporate Legal & Compliance vom General Counsel und Chief Compliance Officer. Er berichtet direkt an den CEO/Vorstandsvorsitzenden.

Das von Corporate Legal & Compliance entwickelte Compliance-Programm zielt darauf ab, Compliance-Verstöße zu vermeiden, etwaiges Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und bei entsprechender Identifizierung schnell und konsequent darauf zu reagieren. Das entsprechende Compliance-Programm deckt dabei alle für Bilfinger relevanten Geschäftsbereiche und -prozesse ab.

Compliance-Zielsetzung

Grundlage unseres Compliance-Programms ist Integrität im Umgang mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Kollegen. Sie bildet die Basis unserer Unternehmenskultur. Um diese und die Bedeutung von Compliance stärker im Unternehmen und in den Geschäftsprozessen zu verankern, wurde 2017 ein neuer Bilfinger Verhaltenskodex eingeführt, der für alle Mitarbeiter weltweit verpflichtend ist. Seit Jahresbeginn 2017 wurden darüber hinaus zahlreiche neue Unternehmensrichtlinien („Group Policies“) formuliert und implementiert, die Regelungen für Compliance-gerechtes Verhalten in speziellen Arbeitssituationen enthalten, z.B. beim Umgang mit Drittparteien, der Entgegennahme oder dem Geben von Geschenken sowie bei Interessenskonflikten.

Führungskräften kommt im Rahmen der Unternehmenskultur und für Compliance eine besondere Rolle zu: Sie müssen ihrer Vorbildfunktion gerecht werden, und Mitarbeiter müssen sich am korrekten und verantwortungsvollen Verhalten ihrer Vorgesetzten orientieren können. In der Jahresbeurteilung unserer Führungskräfte ist daher eine individuelle Integritätsbeurteilung enthalten, die in den jährlichen Dialog zur Karriereentwicklung eingeht. Darüber hinaus beinhaltet die variable Vergütung für Führungskräfte der Führungskreise 1 und 2 einen individuellen Integritätsfaktor. Dieser Faktor wird jährlich ermittelt und berücksichtigt, inwiefern eine Führungskraft die Themen Integrität und Compliance in ihrem täglichen Handeln umsetzt und sie in ihrem Umfeld aktiv unterstützt und vorantreibt.

Zur nachhaltigen Verankerung von Compliance als Führungsaufgabe in allen Geschäftsbereichen dient das Compliance Review Board (CRB). Das CRB steuert und überwacht die Ausgestaltung und Implementierung unseres Compliance-Systems. Es setzt sich aus dem Vorstand sowie einer Reihe von Zentralbereichsleitern zusammen und tagt mindestens einmal im Quartal unter der Leitung des General Counsel und Chief Compliance Officer. Das CRB wird seit September 2017 auch von Divisional Compliance Review Boards unterstützt, die die Umsetzung des Programms in den einzelnen Divisionen steuern und überwachen.

In jeder unserer rund 200 Tochtergesellschaften beschäftigen wir mindestens einen Compliance-Manager. Darüber hinaus sind in allen Tochtergesellschaften interne Kontrollsysteme (IKS) implementiert, die bei der Ausgestaltung der Compliance- und Kontrollmaßnahmen das entsprechende Risikoprofil und die jeweiligen geschäftlichen Anforderungen und Notwendigkeiten vor Ort berücksichtigen. In jeder Geschäftsdivision und jeder Tochtergesellschaft ist ein eigener IKS-Officer zuständig.

Kontrollfunktionen übernimmt außerdem der Bereich Internal Audit & Controls. Er verifiziert im Rahmen von Anti-Korruptionsprüfungen die Umsetzung der Compliance-Richtlinien und -Prozesse in den einzelnen Geschäftseinheiten.

Wie wir unsere Ziele erreichen wollen

Von zentraler Bedeutung für unser Compliance-Programm ist eine detaillierte und regelmäßig wiederholte Analyse und Einschätzung von Compliance-Risikofaktoren in den Divisionen und Gesellschaften des Konzerns. Dies bildet die Grundlage für eine entsprechende Risikoklassifizierung und die daraus folgende Ausgestaltung von Compliance-Maßnahmen zur Mitigation potenzieller Risiken.

Im Jahr 2016 hatten wir alle Rechtseinheiten und damit 100 Prozent des Geschäftsvolumens von Bilfinger durch ein umfassendes Compliance Risk Assessment erfasst und entsprechend analysiert. Darauf aufbauend erfolgt seit 2017 eine jährliche spezifische Aktualisierung der Risikolandschaft von Einzelgesellschaften, die nach Prioritätsgesichtspunkten anhand zentral vorhandener und dezentral erfasster Kennzahlen ausgewählt werden. Für jede Einzelgesellschaft werden spezifische Maßnahmen zur Risikobeherrschung abgeleitet und implementiert. Aus den einzelnen Compliance Risk Assessments ergibt sich das Compliance-Risikoprofil von Bilfinger, auf dessen Basis spezifische konzernweit zu implementierende Mitigationsmaßnahmen definiert werden.

Ziel des Compliance-Programms ist es vor allem, zukünftiges Fehlverhalten zu verhindern. Dafür setzt Bilfinger primär auf Information, Kommunikation, klare Richtlinien, Training, unterstützende Compliance-IT-Tools sowie spezifische, praxisnahe Compliance-Begleitung und Beratung für Mitarbeiter. Neben der regelmäßigen Analyse und Einschätzung von Compliance-Risikofaktoren gehört es zu unseren Schwerpunkten, unsere Mitarbeiter für mögliche Compliance-Verstöße zu sensibilisieren. Aus diesem Grund haben wir unser Compliance-Trainingsprogramm 2017 weiter ausgebaut und thematisch ergänzt. Die einheitlich aufgebauten Trainingsmodule enthalten sowohl Präsenzschulungen wie auch E-Learning-Programme, um die Reichweite unserer Trainingsmaßnahmen zu maximieren. Dabei vermitteln wir nicht nur Wissen, sondern erläutern Compliance-relevante Fragestellungen auch im Rahmen von Fallbeispielen.

Integres Verhalten

Die 10 goldenen Regeln

Klar, eindeutig, übersichtlich: Die 10 goldenen Compliance-Regeln von Bilfinger fassen die wichtigsten Leitlinien für integres Verhalten zusammen. Sie basieren auf dem Bilfinger Verhaltenskodex und gelten für alle Beschäftigten – egal, ob sie Führungskräfte oder Mitarbeiter sind, wo sie arbeiten oder welche Tätigkeit sie ausführen.

Allein von Juli 2016 bis Dezember 2017 fanden mehr als 60 Compliance-spezifische Kommunikationsaktivitäten statt – im Intranet, in Newslettern, als Live-Veranstaltung in Townhall-Meetings, in Management-Konferenzen oder im Rahmen von Compliance-Surveys. Darüber hinaus wurden Compliance-Roadshows und -Workshops umgesetzt. 2017 fanden erstmals Integrity Days statt. An dieser zweitägigen Veranstaltung nahmen mehr als 250 Teilnehmer der obersten drei Führungskreise und weitere Mitarbeiter teil.

Gesamtanzahl der geschulten Mitarbeiter im Trainingszyklus 2016/2017

 

 

Anzahl Personen Zielgruppe

 

Anzahl geschulter Personen

 

Anteil

1

Stand: 7. Februar 2018. Zielgruppe: Alle aktiven Mitarbeiter mit PC-Arbeitsplatz, die länger als drei Monate im Unternehmen sind.

2

Stand: 31. Dezember 2017. Zielgruppe: Exponierte Funktionen, Einkauf, Buchhaltung und IKS-Mitarbeiter.

E-Learnings E-Learning-Modul „Anti-Korruption & -Bestechung”

 

14.149

 

13.117

 

93%

E-Learnings E-Learning-Modul „Verhaltenskodex”1

 

14.149

 

12.587

 

89%

Präsenzschulung „Anti-Korruption & -Bestechung”2

 

3.502

 

3.333

 

95%

Allen Mitarbeitern steht seit 2016 zudem ein zentrales Compliance-Helpdesk zur Verfügung, das Unterstützung in allen Compliance-relevanten Fragestellungen bietet.

Tabelle
Anzahl der Anfragen an das Compliance-Helpdesk

 

 

2017

 

2016

 

 

Anzahl

 

Anteil

 

Anzahl

 

Anteil

Anfragen, die im Kalenderjahr 2017 beim Compliance-Helpdesk eingegangen sind. Im Jahr 2016: Juli (Start) bis Dezember

*

Umfasst unter anderem Personalthemen, Steuern und Buchhaltung, Ausschreibungen, Korruption und Wettbewerbsrecht, zu denen jeweils weniger als zehn Anfragen eingegangen sind

Geschenke und Einladungen

 

374

 

37,7%

 

45

 

34,4%

Drittparteienmanagement

 

358

 

36,1%

 

n.a.

 

n.a.

Richtlinien und interne Regelungen

 

111

 

11,2%

 

50

 

38,2%

Vertragsgestaltung

 

23

 

2,3%

 

n.a.

 

n.a.

Betrug, Untreue und Geldwäsche

 

17

 

1,7%

 

3

 

2,3%

Interessenkonflikte

 

15

 

1,5%

 

n.a.

 

n.a.

Compliance-Trainings

 

13

 

1,3%

 

8

 

6,1%

Spenden und Sponsoring

 

11

 

1,1%

 

n.a.

 

n.a.

Sonstige*

 

71

 

7,1%

 

25

 

19%

Gesamt

 

993

 

100%

 

131

 

100%

Davon Verdachtsmeldungen zu Compliance-Verstößen

 

23

 

2,3%

 

9

 

7%

Diagramm
Anzahl der Anfragen an das Compliance Help-Desk

Zur Erbringung unserer Leistungen ist Bilfinger weltweit auf die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern angewiesen. Compliance-konformes Verhalten unserer Geschäftspartner ist daher eine unabdingbare Voraussetzung. Nach Erfassung und Risikoklassifizierung unserer Geschäftspartner ist der bestehende Prozess zur Beurteilung ihrer Integrität 2017 umfassend überarbeitet und risikoorientiert angepasst worden (Third Party ). Bei dieser Integritätsprüfung werden die Geschäftseinheiten von Bilfinger und deren Einkaufsabteilungen durch unsere Compliance-Abteilung in der Risikobeurteilung unterstützt.

Neben der Prävention ist das schnelle Erkennen von etwaigem Fehlverhalten ein wesentlicher Bestandteil des Bilfinger Compliance-Programms. Hierfür werden vielfältige interne Quellen genutzt. Zur Entgegennahme, Dokumentation und Bearbeitung von Verdachtsfällen im Zusammenhang mit möglichen Verstößen gegen unseren Verhaltenskodex dient ein Hinweisgeber-System. Unsere Mitarbeiter, wie auch außenstehende Personen und Stellen, können auf vertraulicher Basis – auf Wunsch auch anonym – Hinweise auf etwaiges Fehlverhalten von Bilfinger Mitarbeitern melden. Zur Erkennung von Verdachtsfällen dienen außerdem die Ergebnisse der Bereiche Internal Audit & Controls, Compliance und Human Resources sowie Daten aus den Due-Diligence-Prozessen von Bilfinger.

Anzahl der Hinweise auf Compliance-Verstöße, eingeleitete Untersuchungen und arbeitsrechtliche Konsequenzen

 

 

2017

 

2016

1

Meldungen im Zeitraum 1. Januar bis 31. Dezember eines jeweiligen Jahres.

2

Umfasst Untersuchungen in der Folge von Meldungen aus dem Geschäftsjahr und den Vorjahren.

3

Umfasst Disziplinarmaßnahmen in der Folge von Untersuchungen des Geschäftsjahres und der Vorjahre.

Hinweise auf Compliance-Verstöße1

 

125

 

129

Eingeleitete Untersuchungen2

 

97

 

113

Disziplinarmaßnahmen in der Folge von Untersuchungen3

 

37

 

ca. 20

Das Allegation Management Office befasst sich mit allen relevanten Hinweisen auf Verdachtsfälle von interner und externer Seite, angefangen bei Unregelmäßigkeiten, die bei internen Audits festgestellt wurden, bis hin zu Fällen, die über vertrauliche Wege (Whistleblowing) mitgeteilt werden. Das Allegation Management Office führt in Zusammenarbeit mit der Compliance-Organisation eine Vorprüfung der erhaltenen Hinweise durch und leitet sie dem Independent Allegation Management Committee zur Beurteilung und Entscheidung über die weitere Vorgehensweise zu. Das Independent Allegation Management Committee – ein unabhängiges Experten-Gremium aus den Zentralbereichen Legal & Compliance, Internal Audit, Tax und Human Resources – beurteilt jeden gemeldeten Verdachtsfall und veranlasst gegebenenfalls interne Ermittlungen. Dabei werden alle involvierten Personen bzw. die jeweiligen Verdachtsfälle unabhängig von Status oder Position fair, konsistent, transparent und nachhaltig behandelt.

Stellt sich ein Fehlverhalten heraus, entscheidet das vom Personalvorstand geleitete Disciplinary Committee über einzuleitende Maßnahmen und Sanktionen. Mögliche Sanktionen reichen von der informellen Ermahnung bis zur fristlosen Kündigung einschließlich negativer finanzieller Konsequenzen. Gleiches Fehlverhalten führt konsequent zu gleichen Sanktionen, unabhängig von der Position und Bedeutung eines Mitarbeiters.

Bilfinger Integrity Days

Das Richtige tun

Was heißt Integrität für mich? Und was tue ich im Alltag dafür, um diesem Anspruch gerecht zu werden? Diese und viele weitere Fragen wurden auf den Integrity Days von Bilfinger Ende Juli 2017 ausführlich besprochen und beantwortet. Manager aus allen Divisionen und Regionen diskutierten mit dem Vorstand und mit externen Referenten, wie die Werte des Leitbildes und des Verhaltenskodexes von Bilfinger im gesamten Unternehmen und bei allen Mitarbeitern verankert werden können. Neben Vorträgen und Workshops hatten die mehr als 250 Teilnehmer die Gelegenheit, ihr Wissen an Info-Ständen zu erweitern und anhand eines Compliance-Quiz zu überprüfen.

Wie wir Risiken begegnen

Compliance-gerechtes Verhalten hat für uns eine zentrale Bedeutung. Verstöße gegen Gesetze, interne Richtlinien, international anerkannte Verhaltensstandards oder freiwillige Selbstverpflichtungen können nicht nur zu einer erheblichen Beeinträchtigung unserer Reputation führen, sondern unter anderem auch hohe Bußgelder nach sich ziehen. Diesen Risiken begegnen wir mit unserem umfassenden Compliance-System und den hier dargestellten Maßnahmen. Weitere Informationen finden sich im Geschäftsbericht.

„Integrität ist die Grundlage für langfristigen nachhaltigen Erfolg. Nur saubere Geschäfte sind gute Geschäfte. Denn unser Anspruch ist klar und in unserem Konzernleitbild festgeschrieben: Bei Integrität und Arbeitssicherheit gehen wir keine Kompromisse ein.“

Dr. Klaus Patzak, CFO Bilfinger SE
Deferred Prosecution Agreement
Aufgeschobene Strafverfolgungsvereinbarung
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Due Diligence
Mit hoher Sorgfalt durchgeführte Prüfung zur Ermittlung von Stärken und Schwächen sowie Risiken
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