Nachhaltigkeitsbericht 2018

Nachhaltiges Lieferketten­management

Warum dieses Thema für uns wesentlich ist

Bei der Leistungserbringung sind wir auf Zulieferer und Nachunternehmer angewiesen. Deren Qualität bestimmt in einem wesentlichen Ausmaß die von uns bereitgestellte Leistung. Versäumnisse und Defizite in unserer Lieferkette können sich auf das Verhältnis zu unseren Kunden und zu anderen Stakeholdern negativ auswirken. Daher legen wir großen Wert auf ein umfassendes Lieferantenmanagement. Dies gilt in besonderem Maße auch mit Blick auf ein integres Verhalten unserer Lieferanten und deren Einhaltung von Menschenrechten.

Welches Konzept wir verfolgen

Wir verfolgen ein konzernweites Lieferantenmanagement (HANDLE Procurement Suppliers). Dieses ist in unseren Beschaffungsrichtlinien und Standard Operation Procedures (SOP) im Detail beschrieben und für alle unsere Tochtergesellschaften verbindlich. Ziel dieser konzernweiten Regelung ist es, einheitliche Standards im Umgang mit den Lieferanten umzusetzen, Transparenz über die Leistungsfähigkeit der Lieferanten zu schaffen, das Risiko im Einkaufsprozess durch Identifizierung und frühzeitiges Erkennen von Risiken zu minimieren und die Compliance-Einhaltung zu überprüfen. Für die Definition, Ausgestaltung, Weiterentwicklung und Überwachung des Lieferantenmanagements ist der Zentralbereich Corporate Procurement verantwortlich.

Im Laufe des Geschäftsjahres 2018 haben wir alle SOP unserer Tochtergesellschaften überprüft und an die neuesten Anforderungen angepasst. Bei der Überprüfung wurden Rechtsexperten hinzugezogen, um eine Berücksichtigung der jeweiligen länderspezifischen Gesetze und Verordnungen sicherzustellen. Darüber hinaus hat eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft die korrekte Übersetzung der Dokumente in die Landessprache sowie die Konsistenz der Regelungen untereinander geprüft. Insgesamt liegen 15 Sprachversionen unserer Konzernrichtlinien und SOP vor.

Unser Lieferantenmanagement besteht aus den vier Kernprozessen Lieferantenauswahl, -bewertung, -entwicklung und -ausphasung. Um die für uns besten Lieferanten auszuwählen, ziehen wir konzernweit einheitliche Bewertungskriterien heran, zu denen neben Preis, Qualität, Vertragstreue und der Liefer- bzw. Ausführungsleistung auch die Kriterien Compliance, Risikomanagement, Umwelt, Kooperation und Innovation sowie Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz gehören.

Wir haben uns dazu verpflichtet, über die gesamte Lieferkette hinweg ökonomische, soziale und ökologische Mindestanforderungen zu definieren und durchzusetzen. Grundlage hierfür ist der Bilfinger Verhaltenskodex, der in der Beschaffungsrichtlinie der Bilfinger SE als verpflichtend vorgeschrieben ist. Abweichungen von diesen Richtlinien sind nur in Ausnahmen mit Zustimmung des Compliance Managers gestattet.

Der Bilfinger Verhaltenskodex

In unserem Verhaltenskodex formulieren wir verbindliche Leitlinien für unser Handeln. Die dort beschriebenen Grundsätze integren Handelns gelten für alle Führungskräfte und Mitarbeiter des Unternehmens weltweit, unabhängig davon, wo sie arbeiten und welche Tätigkeit sie ausführen.

Im Bilfinger Verhaltenskodex finden sich auch unsere Grundsätze im Umgang mit Nachunternehmern und Lieferanten:

  • Wir wollen unseren Nachunternehmern und Lieferanten ein fairer und verlässlicher Partner sein und Beziehungen eingehen, die für beide Seiten vorteilhaft sind.
  • Unsere Lieferantenauswahl basiert auf transparenten Kriterien und Verfahren und berücksichtigt die Grundsätze des freien und fairen Wettbewerbs.
  • Unser Verhaltenskodex für Lieferanten verpflichtet unsere Nachunternehmer und Lieferanten dazu, im Einklang mit den Prinzipien des Verhaltenskodexes und allgemein anerkannter Standards zu handeln sowie geltende Gesetze und Vorschriften einzuhalten.
  • Wir fordern unsere Lieferanten außerdem dazu auf, sicherzustellen, dass ihre eigenen Nachunternehmer und Lieferanten diese Grundsätze befolgen.
  • Wenn hinreichende Gründe für die Annahme bestehen, dass ein Nachunternehmer oder ein Lieferant unsere Erwartungen und Anforderungen nicht erfüllt, überprüfen wir, ob wir weiterhin Geschäftsbeziehungen zu diesem Unternehmen unterhalten möchten.

Mit unserem Verhaltenskodex für Lieferanten, der in 15 Sprachversionen für alle unsere Märkte vorliegt, formulieren wir klare Erwartungen an Integrität, Gesetzestreue und ethisches Verhalten, die den Prinzipien der -Initiative entsprechen. Hierzu zählen insbesondere die Einhaltung der Menschenrechte, die Bekämpfung von Korruption, verbotenen Absprachen, illegaler Beschäftigung und Schwarzarbeit sowie die Achtung der Umwelt und grundlegender Rechte von Mitarbeitern. Darüber hinaus fordern wir unsere Lieferanten auf, die entsprechenden Prinzipien auch bei ihren Lieferanten einzufordern. 2018 haben wir die Anforderungen, die wir mit Blick auf die Bekämpfung von Korruption und Bestechung an unsere Lieferanten stellen, nochmals erhöht.

Wie wir unsere Ziele erreichen wollen

Im Rahmen unseres Lieferantenmanagements führen wir gezielt Lieferantenbewertungen nach einem konzernweit einheitlichen Prozess durch. Im Fokus stehen dabei unsere strategisch wichtigsten Lieferanten (A-Lieferanten). Um ihre Leistung zu bewerten, fragt der Zentralbereich Corporate Procurement die Zufriedenheit der Konzerngesellschaften mit diesen Lieferanten ab. Bewertungskategorien sind Einkauf, , Logistik sowie Recht bzw. Compliance. Je bedeutender ein Lieferant ist, desto mehr Beurteilungen werden eingeholt. Diese werden analysiert und in jährlichen Feedbackgesprächen mit dem Lieferanten erörtert.

Zusätzlich zur standardisierten Bewertung im Rahmen des Lieferantenmanagements ist bei Bilfinger seit Ende 2012 ein IT-gestütztes -Tool im Einsatz, mit dem wir Geschäftspartner, die eine definierte Wertgrenze überschreiten, sowie alle Vertriebsmittler auf ihre Integrität prüfen. 2018 wurden mit Hilfe dieses Tools unsere Bestandslieferanten und neuen Lieferanten beurteilt. Näheres zu diesem Tool findet sich im Abschnitt „Compliance“.

2017 haben wir ein Konzept erarbeitet, wie wir die Einhaltung der Anforderungen an unsere Lieferanten mit Hilfe einer externen Agentur beurteilen können. Hierzu führt eine unabhängige Agentur mit ausgewählten Lieferanten eine Selbstauskunft durch und fokussiert insbesondere auf folgende Nachhaltigkeitsthemen: Firmenmanagement, Unternehmensethik, Arbeitsbedingungen und Menschenrechte, Umwelt und Umgebung sowie Lieferanten- bzw. Lieferkettenmanagement. Die anschließende Testphase ist erfolgreich verlaufen. 2018 wurde mit einer auf diese Dienstleistung spezialisierten Agentur ein Vertrag abgeschlossen.

Im abgelaufenen Geschäftsjahr wurde diese Agentur bereits mit der Beurteilung – basierend auf Sustainability Self Assessment Questionnaires von 115 Lieferanten – beauftragt. Die Auswahl dieser Lieferanten folgte dabei im Wesentlichen einem risikobasierten Ansatz, der speziell hierfür entwickelt wurde. Die Auswertung wird im Jahr 2019 abgeschlossen. Zudem ist geplant, die Anzahl der zu beurteilenden Lieferanten 2019 zu erhöhen.

Verstößt ein Lieferant gegen den Bilfinger Verhaltenskodex für Lieferanten, wird der Lieferant gesperrt. Dies gilt genauso für den Fall, dass Behörden ein Ermittlungsverfahren gegen den Lieferanten einleiten oder ein negatives Ergebnis bei einer Integritätsprüfung entsteht. Sollte ein derartiges Ereignis eintreten oder bekannt werden, sind alle Mitarbeiter zu einer Meldung verpflichtet.

Eine Konzernrichtlinie definiert den Prozess der Sperrung von Lieferanten und sorgt damit für eine konzernweit einheitliche Regelung. Eingehende Meldungen über eine möglicherweise mangelnde Integrität des Lieferanten prüft beispielsweise in erster Instanz der Einkauf der entsprechenden Gesellschaft oder die zuständige Einkaufsleitung, jeweils unter Einbeziehung des Compliance Officers der Division, bzw. der Zentralbereich Corporate Procurement unter Einbeziehung des Chief Compliance Officers. Diese Stellen entscheiden final über die Art der Sperre. Eine konzernweit verschickte „Black List“ informiert alle Gesellschaften des Bilfinger Konzerns mindestens einmal im Monat oder ad hoc über gesperrte Lieferanten.

Der Bilfinger Verhaltenskodex für Lieferanten

Als Teil unserer Selbstverpflichtung, den im Bilfinger Verhaltenskodex enthaltenen Prinzipien zu folgen, erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern, dass diese in ihrem Verhalten vergleichbare Standards einhalten. Unsere Erwartungen sind im Bilfinger Verhaltenskodex für Lieferanten aufgeführt, zu deren Einhaltung wir unsere Lieferanten vertraglich verpflichten. Zentrale Inhalte des Kodexes sind:

  • Einhaltung von Gesetzen und Beachtung allgemein akzeptierter Standards (inkl. Achtung der Menschenrechte)
  • Bekämpfung von Korruption und Bestechung
  • Geschäftsbücher und Aufzeichnungen
  • Interessenkonflikte
  • Schutz von Vermögenswerten und Informationen
  • Kartellrecht, Wirtschafts- und Handelssanktionen
  • Insidergeschäfte
  • Mitarbeiter
  • Umweltschutz
  • Allgemeinheit
  • Standards gegenüber unseren eigenen Lieferanten
  • Material Compliance und Konfliktmineralien

Den Bilfinger Verhaltenskodex für Lieferanten finden Sie hier.

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